Toplantı Yönetimi
Bu eğitim ADS tarafından hazırlanmıştır.
Son zamanlarda kimi ararsanız toplantıda… Toplantı ne zaman biter acaba?
– Belli olmaz efendim?
– Gelir gelmez toplantıya girdiler…
– Toplantı geç vakit bitti. Toplantı biter bitmez çıktılar.
– Bütün yetkililer toplantıda… Kusura bakmayın, cevap verecek insan yok.
– Toplantı belki biter ama… Daha sonra bir toplantıları daha var…
Toplantılar bir nevi iletişimdir. Karşılıklı diyaloglarda bazen karşımızdakilerin yüz ifadesinin değiştiğini, kimi zaman kaşlarının çatıldığını, kimi zaman düşüncelere daldığını veya kimi zaman gülümsediğini gözleriz. Bu yön ve düşünce ifadelerine göre de davranışlarımıza yeni bir yüz verir, olumlu ya da olumsuz tepkiler gösteririz. Kimi zaman da susarız. Susmakta bir iletişim biçimidir. İletişimsizlik mümkün değildir. İnsanlara sözlerle veya beden diliyle mesaj ulaştırırız. Bu sonuçlar doğrultusunda davranışlarımıza farklı bir yön veririz.
İnsanlar kariyerleri geliştikçe daha çok toplantıya katılırlar. Yapılan araştırmalarda; bazı yöneticilerin toplam çalışma sürelerinin yüzde 90’lık kısmının toplantılarda geçtiği görülmektedir. Bununla birlikte aynı araştırma, birçok yöneticinin ise katıldıkları toplantı sürelerini zaman tuzağından başka bir şey olarak görmediklerini göstermektedir.
Toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbi diyebiliriz. Toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir. J.K. Galbraith bunu şu şekilde ifade etmektedir;
“Eğer bir şey yapmak istemiyorsanız ya da yapacak bir şeyiniz yoksa toplantı yapmanız kaçınılmazdır.”
Bununla beraber yapılan araştırmalar önümüzdeki yıllarda kurumlarda yapılan toplantıların daha da artacağını göstermektedir.
Toplantıların vazgeçilmezliği, onların şu özelliklerinden kaynaklanır:
- Toplantılar en etkin iletişim aracıdır.
- Sorun çözme aracı olarak toplantılar.
- Toplantılarda katılımcı yönetim anlayışından vazgeçilemez.
- Toplantılar ekip çalışması imkânı sağlarlar.
- Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracıdırlar.
- Bilgi alışverişi yapmak ve durum değerlendirmek
Ne dersiniz? Toplanalım mı?
